ASSISTANTE D’OPERATION ADMINISTRATIVE ET BUDGETAIRE H/F

Vue d'ensemble

L’entreprise:

Action Logement Groupe détermine les orientations stratégiques du groupe Action Logement, les conditions d’emploi des ressources financières, et veille à ce que les aides et les services soient distribués avec équité entre les personnes éligibles, dans tous les territoires.

Description:

Activités principales
Assurer le secrétariat de la maîtrise d’ouvrage interne
• Rédiger, mettre en forme les documents internes/externes
• Suivre, classer et archiver les documents,
• Organiser et préparer les réunions internes et/ou externes à la demande,
• Suivre et mettre à jour les tableaux de bord.

Assurer les fonctions d’assistance aux chargé(e)s d’opération
• Pour « l’administration » des relations contractuelles et de procédures:
– Constituer le cadre et les dossiers administratifs des opérations,
– Renseigner ou relancer les prestataires dans le cadre du pilotage administratif des opérations
– Veiller aux délais administratifs et/ou liés aux financements,
– Créer le marché dans I’ERP et la GOP,
– Participer au suivi budgétaire des opérations en liens avec les services internes concernés,
– Participer au processus de livraison des opérations en lien avec l’ensemble des services (collecte,
vérification, diffusion de l’ensemble des pièces nécessaires),
– Constituer les dossiers d’assurance de Dommage ouvrage,

• Pour le suivi budgétaire des opérations:
– Saisir et suivre les marchés de travaux, de prestation et les contrats d’investissement jusqu’à la clôture
des marchés dans I’ERP et la GOP
– Préparer les avenants aux marchés
– Saisir et traiter les factures d’investissement
– Saisie de la facture dans son intégralité,
– Contrôle des délais,
– Gérer les agréments de sous-traitants et tenir à jour le tableau de suivi,
– Gérer les cessions de créances et tenir à jour le tableau de suivi,
– Suivre les paiements des factures et alerter en cas de retard.

• Assurer une fonction d’alerte et d’interface
– Veiller au respect de la charte graphique des documents administratifs des opérations,
– Suivre les décisions prises et relancer le cas échéant,
– Assurer, à la demande, les contacts avec les tiers,
– Assurer la transmission de tous éléments nécessaires aux services internes liés aux opérations

• Participer à la vulgarisation de l’information
– Participer au processus de communication aux côtés des Chargés d’opération et de leur hiérarchie en lien avec le service communication

Profil:

Compétences clés
• Application des normes et réglementations Qualité en vigueur
• Maîtrise des logiciels métiers
• Organisation et sens des priorités
• Rigueur. Discrétion. Autonomie. Réactivité
• Disponibilité et qualité de la relation au travail,
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités et opérations

Qualités
• Capacité d’adaptation face à des situations et des interlocuteurs différents
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Développer un positionnement en faveur de l’équipe et des intérêts de la société

Niveau de diplôme:

BAC + 2 (BTS, DUT, DEUG, etc)

Spécialisations:

• Secrétariat/Gestion administrative
• Comptabilité/Finance/Economie Gestion
• Management de projet