Assistant F/H DIRECTION DEVELOPPEMENT H/F

Vue d'ensemble

L’entreprise:

L’Office Public de l’Habitat SETE THAU HABITAT recrute sa/son responsable accompagnement social, contentieux et recouvrement (H/F).

SETE THAU HABITAT est LE bailleur social de la Communauté d’Agglomération « Sète Agglopôle Méditerranée » qui regroupe 130.000 habitants. Avec ses 72 collaborateurs, un patrimoine de 4.000 logements locatifs implantés sur 12 communes, il est le principal acteur HLM de son territoire.

Sous la responsabilité du Directeur Développement Patrimonial, vous intervenez sur le traitement administratif de l’ensemble de l’activité de la direction et notamment, les opérations de construction, de démolition, de réhabilitation, de remplacement de composants et de gros entretien.

Description:

Gestion opérationnelle : 
– Gestion du secrétariat de l’ensemble de la Direction (Accueil, appels téléphoniques, mails, courriers entrants et sortants, notes locataires, mailing locataires et entreprises, agendas, plannings, réunions, réservations de salles, diffusion d’informations en interne/externe, suivi du classement, mise à jour documentaire…) ;
– Gestion administrative des dossiers d’appels d’offres (DCE, jury, CAO, …) ;
– Formalisation des notes, dossiers et présentations pour les instances de pilotage et d’arbitrage (comités d’investissement, jurys, revues de projet…) ;
– Gestion des échanges avec les différentes parties prenantes, internes à Sète Thau Habitat et externes (organisation de réunions, …) ;
– Actualisation des outils de suivi de l’activité (tenue des plannings, mise à jour des indicateurs…) ;
– Gestion de la documentation physique et dématérialisée (classement et archivage des documents…)
– Suivi de la Garantie de Parfait achèvement et contribution à la gestion des réclamations clients (locataires) sur l’activité de la Direction pour les réclamations de premier rang (demandes d’intervention aux entreprises, relances..) ;
– Suivi des sinistres Dommage-Ouvrage avec contribution à l’élaboration et à la constitution de dossiers et de déclarations
Gestion administrative : 
– Contribution à la préparation et au suivi des consultations, des marchés et des avenants ,des délibérations à présenter en CA et en Bureaux du CA ; des demandes et déclarations administratives (PC, PD, DP, CU, affichage, constats, déclaration d’ouverture de chantier, déclaration d’achèvement des travaux …) ;Préparation des OS, des pièces des DGD, des PV, …..
– Instruction et analyse des dossiers de déclaration de sous-traitance des différents partenaires ;
– Contribution à la préparation des dossiers de financements, de prêts, suivi de l’obtention des subventions, préparation de la clôture financière des opérations , des livraisons de programmes (DPE, clefs, diagnostics, …)
– Assistance aux OPR et aux livraisons des opérations ;
– Établissement de tout formulaire nécessaire au service des impôts (H2, ..) ;
– Elaboration des nouvelles conventions APL ;
– Création des nouvelles résidences sur le progiciel informatique ;
– Contribution à la mise à jour du site internet concernant la Direction
Gestion financière : 
– réparations des bons de commande sur le progiciel informatique de Sète Thau Habitat et contribution au traitement de la facturation ; Contribution au suivi budgétaire des opérations ;

Animation du service  :

– Organisation et participation aux réunions de service, rédaction des comptes-rendus ;

– Mise à jour des tableaux de suivi de l’activité du service ;

– Rôle d’interface entre les collaborateurs du service en matière d’information et d’intendance.

Profil:

De formation au minimum BTS Assistant de manager/de direction ou BTS gestion de la PME, vous justifiez idéalement de 2 ans d’expérience professionnelle.

Votre bonne capacité de rédaction et de synthèse, votre esprit d’initiative et votre rigueur dans le traitement des dossiers sont des atouts indispensables pour ce poste.

Capacités à hiérarchiser les priorités, à établir et entretenir des relations avec des interlocuteurs variés, bon relationnel. Capacité d’organisation.

Une grande aisance avec l’orthographe et une maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word et Power Pont) sont également indispensables pour la réalisation des missions.

Idéalement, vous disposez d’une expérience similaire en maîtrise d’ouvrage ou maîtrise d’œuvre dans le secteur de l’immobilier (promoteur, bailleur, cabinet d’architecture…).

Une sensibilité et un intérêt aux problématiques liées au logement social seront des atouts supplémentaires.

Vous avez le goût du challenge et vous inscrivez dans la philosophie de transformation d’une entreprise.

Permis B exigé

Niveau de diplôme:

Niveau III – Bac+2 (BTS, DUT,…)

Temps de travail

Temps plein

Organisme

SETE THAU HABITAT