Assistant service marché et commissions d’appels d’offres H/F

Vue d'ensemble

L’entreprise:

Paris Habitat, acteur majeur du logement social à Paris (125 000 logements à Paris et en petite couronne / 2900 collaborateurs), recrute et accompagne des professionnels du logement social dans les métiers de la proximité, des fonctions supports, de la maîtrise d’ouvrage mais aussi du social. Coordination d’équipes, relation avec les locataires, gestion de patrimoine, optimisation de la qualité de service, maintenance des équipements…autant de savoir-faire indispensables pour construire une relation de confiance avec les locataires et contribuer au « mieux vivre ensemble ».
Nos métiers :
– proximité : Chargé de gestion locative, Chargé d’unité de gestion/ Gérants, Référent technique d’agence, Gardiens
– fonctions supports : Finance, Ressources Humaines, Informatique, Logistique…
– maîtrise d’ouvrage : Chargé d’opération, Chef de projets…
– social : Conseiller social, Chargé de relogement…

Paris Habitat encourage les mobilités douces pour ses salariés : déplacements domicile-travail comme pour les déplacements professionnels (stationnements sécurisés, vélos de service, atelier de réparation 2 fois par an, challenge vélo).

Description:

Au sein du service marchés, l’assistant(e) est rattaché(e) à la cheffe du service marchés et la responsable gestion des marchés. Il (elle) assure l’organisation et le secrétariat des Commissions d’Appel d’Offres, le secrétariat administratif et le suivi de l’activité du service.

Missions principales

Organisation et secrétariat des Commissions d’appel d’offres (CAO)

• Planifier les séances, établir le rétroplanning des documents à soumettre à la CAO et réserver les salles.
• Planifier la présence des membres de la CAO, en interne et en externe.
• Gérer la préinscription des rapports CAO et rédiger l’ordre du jour.
• Veiller au respect des délais de visas des rapports CAO.
• Convoquer l’Instance (Administrateurs, Concurrence, Directeurs, Elus…).
• Constituer et envoyer les dossiers CAO.
• Assurer le bon déroulement des séances.
• Rédiger et diffuser les procès-verbaux.
• Actualiser l’outil de suivi (MAEL).

Suivi de l’activité du service

• Mettre à jour et suivre les tableaux de bords du service (demande de motifs des candidats non retenus, contentieux, procédures collectives, base incident fournisseurs…etc.).
• Préparer la synthèse annuelle de l’activité du service pour le conseil d’administration.
• Assurer l’enregistrement et le suivi des courriers du Bureau du Contrôle de Légalité, des demandes de motifs des entreprises non retenues, des procédures collectives, de la base incidents fournisseurs, et veiller au respect des délais de réponse.
• Assurer l’enregistrement des fiches de renseignements fournisseurs et assurer la mise à jour du référentiel fournisseurs.
• Etablir les fiches de recensement des marchés, avenants et sous-traitants.

Secrétariat administratif

• Gestion du courrier (papier et électronique).
• Secrétariat du chef de service (agenda, courriers, rédaction de notes et compte rendus).
• Frappe, relecture, correction et mise en forme de documents juridiques.
• Assurer le classement électronique et papier de son domaine d’activité.
• Gérer les habilitations des collaborateurs dans AWS.
  Gérer le stock et les besoins en fournitures.
• Archivage
• Gérer les demandes de communication d’archives.
• Participer à l’archivage des actes de sous-traitance.

Profil:

Bac +2 BTS ou DUT en secrétariat ou assistanat juridique ou niveau acquis par expérience.

Minimum 2 ans d’expérience dans une fonction similaire. Une connaissance de l’environnement des marchés publics serait un plus.

• Polyvalence
• Réactivité et autonomie
• Capacité à gérer les échéances et les délais
• Capacités rédactionnelles
• Rigueur
• Qualités relationnelles et aptitudes à travailler en transverse
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint)

Niveau de diplôme:

Niveau III – Bac+2 (BTS, DUT,…)

Temps de travail

Temps plein

Organisme

PARIS HABITAT – OPH