Assistant(e) de gestion H/F

Vue d'ensemble

L’entreprise:

Le GIP SNE est un groupement d’intérêt public (GIP) créé en 2014 qui assure la gestion de systèmes d’informations autour de la demande de logement social, et notamment, la gestion du site internet « système national d’enregistrement des demandes

Quelques exemples de sites internet gérés par le GIP SNE :

• Site dit « transactionnel » – SNE, permettant aux 2 300 guichets enregistreurs (bailleurs, collectivités), d’enregistrer, mettre à jour, renouveler, instruire et radier les demandes de logement social de leur territoire (2 700 000 demandes enregistrées),

• Portail « grand public » – PGP – www.demande-logement-social.gouv.fr, permettant aux demandeurs d’effectuer eux-mêmes le dépôt, le renouvellement, la mise à jour et le versement de pièces justificatives de leur demande directement sur internet,

• Portail web professionnel – PWP – (2000 utilisateurs aujourd’hui), permettant aux professionnels de traiter les pièces justificatives des demandeurs,

• Site dit « décisionnel » – INFOCENTRE, permettant la réalisation de statistiques sur la demande de logement social (DLS) et le suivi des guichets enregistreurs,

• Site de publication de données statistiques – DATA LOGEMENT – https://www.data.logement.gouv.fr, permettant leur utilisation par tous internautes,

Description:

LA MISSION :

Les principales tâches de l’assistant(e) de gestion sont :

• Assurer les tâches de secrétariat de la direction et des équipes du GIP SNE (accueil physique et téléphonique, prise de rendez-vous, classement, rédaction et mise en forme de courriers, rédaction des comptes-rendus de réunion…)

• Gestion et suivi des prestations de fonctionnement du GIP SNE (traitement des prestations courantes, des factures, suivi budgétaire sur son périmètre, tableaux de bord, gestion du renouvellement des contrats en lien avec le chargé des marchés publics et affaires financières…)

• Gestion de l’inventaire du matériel (bureautique, informatique, fournitures…)

• Gestion du courrier entrant et sortant

• Appui aux équipes du GIP SNE dans la gestion des tâches administratives notamment des différentes conventions signées avec les partenaires (cartographie, gestionnaires territoriaux, SPTA, guichets enregistreurs…) et dans l’organisation des déplacements professionnels (réservation transport, hébergement, restauration, notes de frais…)

• Appui à la direction du GIP SNE dans la gestion des ressources humaines : gestion des fournitures, matériels informatiques, téléphonie, accès sur site, gestion des plannings de présence et télétravail…

• Appui à la gestion des assemblées générales du GIP SNE : convocations, diffusion des dossiers, prises de notes, préparation des comptes-rendus en lien avec le prestataire en charge de leur rédaction le cas échéant, relecture des comptes-rendus, diffusion aux participants, gestion logistique des réunions

• Organisation de la participation du GIP SNE au congrès Hlm annuel (stand du GIP au congrès…)

• Gestion de l’organisation d’évènements ponctuels internes (pour les collaborateurs du GIP SNE) et externes (réunions de club utilisateurs, réunion annuelle des gestionnaires territoriaux…) : recherches d’activités, consultations pour location de salles et matériel, suivi des prestations…

Cette liste est non exhaustive et pourra être amenée à évoluer.

L’assistant(e) de gestion sera hiérarchiquement rattaché(e) à la directrice du GIP SNE.

Profil:

Compétences clés :

• Vous avez de bonnes qualités rédactionnelles

• Vous avez une très bonne connaissance des outils informatiques et des logiciels de bureautique (a minima word, excel, outlook, powerpoint)

• Des connaissances administratives en comptabilité publique et en marchés publics sont un plus

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se), discret(e), curieux(se) et savez prendre des initiatives

• Vous avez un très bon relationnel et aimez le travail en équipe

• Vous êtes polyvalent(e), flexible, dynamique et vous saurez vous adapter au sein d’une petite équipe

Profil :

• Expérience professionnelle de 3 à 5 ans dans une fonction similaire

Le CV et la lettre de motivation sont obligatoires.

Niveau de diplôme:

Niveau III – Bac+2 (BTS, DUT,…)

Temps de travail

Temps plein

Organisme

L’UNION SOCIALE POUR L’HABITAT